Coworking space menjadi pilihan menarik bagi perusahaan rintisan, freelancer, dan bisnis yang baru berkembang. Selain tidak membutuhkan investasi awal yang besar, coworking space biasanya menyediakan fasilitas seperti meja kerja, internet, ruang meeting, hingga area bersama yang bisa langsung digunakan.
Namun, seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan ruang kerja juga dapat berubah. Jumlah karyawan bertambah, aktivitas meeting semakin padat, kebutuhan privasi meningkat, dan perusahaan mulai membutuhkan identitas kantor yang lebih profesional.
Pada tahap ini, perusahaan mungkin mulai mempertimbangkan untuk berpindah dari coworking space ke kantor konvensional.
Pertanyaannya, kapan waktu yang tepat untuk melakukan upgrade tersebut? Apakah perusahaan harus menunggu hingga jumlah karyawan mencapai puluhan orang, atau ada indikator lain yang perlu diperhatikan?
Keputusan ini sebaiknya tidak hanya didasarkan pada pertumbuhan jumlah karyawan. Perusahaan juga perlu mempertimbangkan biaya, produktivitas, kebutuhan operasional, budaya kerja, serta rencana bisnis dalam beberapa tahun ke depan.
Apa Perbedaan Coworking Space dan Kantor Konvensional?
Sebelum memutuskan untuk berpindah, perusahaan perlu memahami karakteristik kedua jenis ruang kerja ini.
Coworking Space
Coworking space merupakan ruang kerja bersama yang digunakan oleh berbagai individu atau perusahaan. Pengguna biasanya dapat memilih meja bersama, dedicated desk, private office, atau paket keanggotaan sesuai kebutuhan.
Keunggulan coworking space antara lain:
- Biaya awal relatif lebih rendah.
- Fasilitas kerja umumnya sudah tersedia.
- Proses mulai bekerja lebih cepat.
- Tersedia pilihan kontrak yang lebih fleksibel.
- Tidak perlu mengelola seluruh fasilitas kantor sendiri.
- Cocok untuk tim kecil dan perusahaan yang masih menguji model bisnis.
Namun, perusahaan mungkin memiliki keterbatasan dalam mengatur layout, memasang identitas merek, mengelola akses, atau menggunakan ruang bersama ketika tingkat okupansi sedang tinggi.
Kantor Konvensional
Kantor konvensional merupakan ruang kantor yang disewa secara langsung oleh perusahaan dari pemilik atau pengelola gedung. Perusahaan biasanya memiliki kontrol lebih besar terhadap layout, pembagian ruang, desain interior, dan penggunaan area sesuai ketentuan kontrak.
Beberapa keunggulannya meliputi:
- Tata ruang dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis.
- Identitas dan branding perusahaan lebih mudah diterapkan.
- Privasi untuk aktivitas internal lebih terjaga.
- Pengaturan meja dan ruang meeting lebih fleksibel.
- Perusahaan memiliki kontrol lebih besar terhadap lingkungan kerja.
Di sisi lain, kantor konvensional dapat membutuhkan komitmen sewa yang lebih panjang, biaya deposit, fit-out, furnitur, utilitas, dan pengelolaan operasional tambahan.
Karena itu, kantor konvensional tidak selalu lebih murah. Keputusan upgrade perlu mempertimbangkan total biaya dan manfaat yang diperoleh.
7 Tanda Perusahaan Sudah Perlu Upgrade ke Kantor Konvensional
Ada beberapa kondisi yang dapat menjadi indikator bahwa coworking space mulai tidak lagi sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
1. Jumlah Karyawan Terus Bertambah
Pertumbuhan tim merupakan salah satu alasan paling umum perusahaan mulai mencari kantor sendiri.
Pada tahap awal, coworking space dengan kapasitas lima hingga sepuluh orang mungkin sudah memadai. Namun, ketika jumlah karyawan bertambah, kebutuhan ruang kerja juga meningkat.
Perusahaan mungkin harus menambah paket meja, menyewa private office tambahan, atau menggunakan beberapa ruangan yang terpisah.
Kondisi tersebut bisa menyulitkan koordinasi dan membuat tim tidak dapat bekerja dalam satu area yang terintegrasi.
Misalnya, sebuah perusahaan memiliki 15 karyawan dan berencana menambah tim menjadi 25 orang dalam satu tahun. Jika kebutuhan ruang terus meningkat, perusahaan sebaiknya mulai membandingkan biaya coworking space dengan alternatif kantor konvensional.
Hal terpenting bukan hanya jumlah karyawan saat ini, tetapi juga proyeksi pertumbuhan tim dalam 12–24 bulan ke depan.
2. Biaya Coworking Space Semakin Tinggi
Coworking space sering terasa ekonomis ketika tim masih kecil. Namun, ketika jumlah pengguna bertambah, total biaya keanggotaan juga dapat meningkat.
Selain biaya meja atau private office, perusahaan mungkin perlu membayar tambahan untuk ruang meeting, layanan tertentu, atau penggunaan fasilitas di luar paket.
Sebagai ilustrasi, perusahaan yang membayar paket untuk 10 orang mungkin masih mendapatkan biaya yang kompetitif. Namun, ketika tim berkembang menjadi 25 atau 30 orang, perusahaan perlu menghitung ulang apakah skema tersebut masih efisien.
Bandingkan biaya coworking space dengan total biaya kantor konvensional, termasuk:
- Harga sewa kantor.
- Service charge.
- Deposit dan biaya administrasi.
- Fit-out dan furnitur.
- Internet dan utilitas.
- Kebersihan dan pemeliharaan.
- Parkir dan fasilitas pendukung.
Perbandingan sebaiknya menggunakan periode yang sama, misalnya 12 atau 24 bulan. Biaya awal kantor konvensional juga perlu dihitung agar perbandingannya tidak hanya berfokus pada harga sewa bulanan.
Jika biaya coworking space terus meningkat sementara kebutuhan ruang semakin stabil, mencari kantor sendiri dapat menjadi pilihan yang layak dievaluasi.
3. Perusahaan Membutuhkan Privasi Lebih Tinggi
Ketika bisnis berkembang, jenis pekerjaan yang dilakukan juga dapat berubah.
Perusahaan mungkin mulai menangani kontrak bernilai besar, dokumen keuangan, informasi pelanggan, data internal, atau strategi bisnis yang bersifat rahasia.
Pada kondisi tersebut, penggunaan ruang bersama dapat menimbulkan keterbatasan dalam menjaga privasi.
Perusahaan mungkin membutuhkan ruang khusus untuk:
- Meeting direksi.
- Pembahasan keuangan dan strategi bisnis.
- Wawancara kandidat.
- Pertemuan dengan klien.
- Pengelolaan dokumen sensitif.
- Aktivitas operasional yang membutuhkan akses terbatas.
Kantor konvensional memberikan peluang lebih besar untuk mengatur akses, ruang kerja, dan area meeting sesuai kebutuhan. Meski demikian, keamanan tetap harus didukung kebijakan internal, kontrol akses, dan pengelolaan data yang baik.
4. Kebutuhan Meeting Semakin Kompleks
Coworking space biasanya menyediakan ruang meeting bersama yang dapat dipesan berdasarkan ketersediaan.
Model ini cukup praktis untuk perusahaan yang hanya sesekali mengadakan pertemuan. Namun, ketika aktivitas meeting semakin padat, ketersediaan ruang dapat menjadi kendala.
Misalnya, tim sales membutuhkan ruang untuk bertemu klien, tim produk mengadakan diskusi rutin, sementara manajemen membutuhkan ruang untuk evaluasi bisnis.
Jika beberapa kegiatan tersebut berlangsung bersamaan, perusahaan mungkin kesulitan mendapatkan ruang yang sesuai.
Dengan kantor konvensional, perusahaan dapat merancang komposisi ruang meeting berdasarkan kebutuhan aktual, mulai dari ruang kecil untuk dua hingga empat orang sampai ruang rapat yang lebih besar.
Kantor sendiri juga memudahkan perusahaan menyiapkan perangkat video conference, layar presentasi, dan sistem komunikasi yang konsisten.
5. Perusahaan Membutuhkan Branding yang Lebih Kuat
Kantor bukan hanya tempat karyawan bekerja. Dalam kondisi tertentu, kantor juga menjadi bagian dari identitas perusahaan.
Perusahaan yang sering menerima klien, mitra bisnis, investor, atau kandidat senior mungkin ingin menghadirkan lingkungan kerja yang lebih mencerminkan karakter dan profesionalisme merek.
Kantor konvensional memungkinkan perusahaan mengatur berbagai elemen branding, seperti:
- Logo dan signage perusahaan.
- Desain resepsionis.
- Ruang meeting dengan identitas merek.
- Interior sesuai karakter bisnis.
- Area presentasi produk.
- Tata ruang yang mendukung pengalaman klien.
Pada coworking space, penerapan elemen tersebut biasanya dibatasi oleh kebijakan operator dan desain bangunan.
Namun, keputusan menyewa kantor sendiri tetap harus didasarkan pada kebutuhan bisnis. Kantor yang terlihat lebih mewah tidak otomatis menghasilkan penjualan atau meningkatkan produktivitas.
6. Budaya Kerja dan Kolaborasi Tim Membutuhkan Ruang Khusus
Seiring bertambahnya karyawan, perusahaan mungkin perlu membangun budaya kerja yang lebih terstruktur.
Misalnya, perusahaan ingin menyediakan area kolaborasi untuk tim kreatif, ruang diskusi untuk tim produk, atau area khusus untuk pelatihan dan onboarding karyawan.
Kantor konvensional memberi perusahaan fleksibilitas untuk membagi ruang berdasarkan fungsi dan pola kerja.
Perusahaan juga dapat menyesuaikan layout dengan sistem hybrid working. Tidak semua karyawan harus memiliki meja permanen apabila tingkat kehadiran di kantor tidak mencapai 100%.
Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat menggabungkan workstation, hot desk, meeting room, dan collaboration area dalam satu lokasi.
7. Bisnis Mulai Membutuhkan Kepastian Lokasi Jangka Panjang
Coworking space cocok bagi bisnis yang membutuhkan fleksibilitas. Namun, ketika perusahaan sudah memiliki struktur organisasi yang lebih stabil, kepastian lokasi bisa menjadi pertimbangan penting.
Perusahaan mungkin membutuhkan lokasi tetap untuk menerima klien, mengelola operasional, menyimpan peralatan, atau membangun lingkungan kerja yang konsisten.
Kantor konvensional dapat memberikan kontrol yang lebih besar terhadap penggunaan ruang selama masa kontrak.
Meski demikian, kontrak sewa kantor konvensional juga memiliki risiko. Perusahaan perlu memahami durasi sewa, kenaikan harga, ketentuan perpanjangan, deposit, biaya pengembalian ruang ke kondisi awal, dan kemungkinan ekspansi.
Jika bisnis masih menghadapi ketidakpastian tinggi, kontrak jangka panjang dengan komitmen biaya besar justru dapat menjadi beban.
Kapan Waktu yang Tepat untuk Berpindah?
Tidak ada jumlah karyawan tertentu yang otomatis membuat perusahaan harus meninggalkan coworking space.
Bisnis dengan 10 karyawan mungkin sudah membutuhkan kantor sendiri karena privasi dan kebutuhan operasional. Sebaliknya, perusahaan dengan 30 karyawan masih dapat menggunakan coworking space jika fasilitas, biaya, dan pola kerjanya sesuai.
Ada beberapa indikator yang dapat digunakan untuk menentukan waktu upgrade.
Pertama, kebutuhan ruang sudah dapat diprediksi. Perusahaan memiliki gambaran jumlah karyawan, kebutuhan meja, ruang meeting, dan pola kehadiran untuk satu hingga dua tahun ke depan.
Kedua, biaya dapat dihitung secara realistis. Perusahaan mampu membayar sewa dan biaya operasional tanpa mengganggu modal kerja, gaji, pemasaran, serta kebutuhan pertumbuhan bisnis.
Ketiga, kantor sendiri memberikan manfaat operasional yang nyata. Misalnya, mengurangi masalah koordinasi, meningkatkan privasi, memudahkan penerimaan klien, atau mendukung kebutuhan peralatan khusus.
Keempat, bisnis memiliki rencana yang cukup stabil. Perusahaan memahami arah pertumbuhan dan tidak mengambil ruang terlalu besar hanya berdasarkan target yang belum pasti.
Jika sebagian besar kondisi tersebut sudah terpenuhi, saatnya mulai melakukan survei dan membandingkan beberapa pilihan kantor.
Perbandingan Biaya Coworking Space dan Kantor Konvensional
Salah satu kesalahan yang sering dilakukan adalah membandingkan biaya keanggotaan coworking space dengan harga sewa dasar kantor konvensional saja.
Padahal, kedua model memiliki struktur biaya berbeda.
| Komponen | Coworking Space | Kantor Konvensional |
|---|---|---|
| Biaya awal | Umumnya lebih rendah | Dapat mencakup deposit dan fit-out |
| Biaya bulanan | Paket keanggotaan dan tambahan layanan | Sewa, service charge, dan biaya operasional |
| Furnitur | Umumnya sudah tersedia | Bisa perlu pengadaan sendiri |
| Internet | Biasanya termasuk paket | Dapat termasuk atau dibayar terpisah |
| Ruang meeting | Bergantung paket dan ketersediaan | Dapat disediakan secara khusus |
| Fleksibilitas layout | Bergantung operator | Lebih fleksibel sesuai kontrak |
| Komitmen sewa | Sering lebih fleksibel | Dapat membutuhkan kontrak lebih panjang |
| Pengelolaan kantor | Banyak layanan ditangani operator | Perusahaan mengatur lebih banyak kebutuhan |
Perbandingan di atas bersifat umum. Fasilitas dan ketentuan aktual bergantung pada operator coworking space, pemilik gedung, dan kontrak sewa.
Contoh Simulasi Biaya
Misalnya sebuah perusahaan memiliki 20 karyawan dan ingin membandingkan dua alternatif.
Alternatif A: Coworking Space
- Paket ruang kerja: Rp2.500.000 per orang per bulan.
- Jumlah pengguna: 20 orang.
- Total biaya bulanan: Rp50.000.000.
Alternatif B: Kantor Konvensional
- Sewa kantor: Rp25.000.000 per bulan.
- Service charge: Rp5.000.000 per bulan.
- Internet, listrik, kebersihan, dan kebutuhan operasional lainnya: Rp5.000.000 per bulan.
- Total biaya operasional bulanan: Rp35.000.000.
Dalam simulasi tersebut, kantor konvensional memiliki biaya rutin Rp15.000.000 lebih rendah per bulan. Namun, perhitungan ini belum memasukkan biaya awal seperti deposit, fit-out, furnitur, dan biaya pindah.
Jika biaya awal kantor konvensional mencapai Rp180.000.000, maka selisih biaya rutin sebesar Rp15.000.000 per bulan membutuhkan waktu sekitar 12 bulan untuk menyamai biaya awal tersebut.
Perhitungan ini hanya ilustrasi, bukan gambaran harga pasar. Angka sebenarnya dapat berbeda tergantung lokasi, luas ruang, paket coworking, kondisi unit, serta kebutuhan perusahaan.
Selain itu, jika kantor konvensional membutuhkan biaya operasional tambahan atau ruang yang lebih besar, hasil perbandingannya dapat berubah.
Karena itu, perusahaan perlu menghitung total cost of occupancy selama periode yang sama sebelum menentukan pilihan.
Berapa Luas Kantor yang Dibutuhkan Setelah Upgrade?
Setelah memutuskan untuk menyewa kantor konvensional, perusahaan perlu menentukan luas ruang yang sesuai.
Jangan langsung mencari kantor berdasarkan jumlah karyawan saat ini. Pertimbangkan pula pola kehadiran, kebutuhan meeting room, fasilitas pendukung, dan rencana pertumbuhan.
Sebagai ilustrasi awal:
- Tim 10 orang: prioritaskan workstation, ruang meeting kecil, dan area pendukung.
- Tim 20 orang: pertimbangkan pembagian area kerja, ruang meeting, dan ruang penyimpanan.
- Tim 30 orang: evaluasi kebutuhan beberapa ruang meeting, area kolaborasi, serta ruang manajemen.
- Tim 50 orang atau lebih: pertimbangkan zonasi berdasarkan divisi, kapasitas meeting room, sirkulasi, dan kemungkinan ekspansi.
Pembagian tersebut bukan standar luas kantor. Kebutuhan aktual tetap bergantung pada desain layout dan jumlah orang yang hadir bersamaan.
Untuk perusahaan hybrid, jumlah meja juga tidak harus sama dengan jumlah karyawan. Misalnya, perusahaan memiliki 30 karyawan tetapi rata-rata hanya 70% yang berada di kantor pada waktu bersamaan. Kebutuhan awal dapat dihitung dari sekitar 21 workstation, lalu disesuaikan dengan hari kehadiran tertinggi dan kebutuhan divisi.
Selain workstation, perusahaan harus menyediakan ruang untuk meeting, kolaborasi, resepsionis jika diperlukan, pantry, storage, dan sirkulasi.
Lokasi Kantor Juga Menentukan Keputusan Upgrade
Berpindah ke kantor konvensional bukan hanya soal mendapatkan ruang yang lebih luas. Lokasi juga memengaruhi biaya, akses karyawan, pengalaman klien, dan citra perusahaan.
Beberapa kawasan yang dapat dipertimbangkan untuk kantor di Jakarta antara lain:
- Sudirman dan SCBD: dapat dipertimbangkan perusahaan yang membutuhkan kedekatan dengan pusat bisnis dan jaringan perusahaan besar.
- Kuningan dan Mega Kuningan: alternatif untuk perusahaan yang mempertimbangkan kawasan bisnis dengan beragam gedung perkantoran.
- TB Simatupang: dapat dipertimbangkan perusahaan yang membutuhkan lokasi di Jakarta Selatan dengan akses menuju jaringan jalan tol dan kawasan hunian.
- Pondok Indah: pilihan yang dapat dievaluasi untuk perusahaan yang mempertimbangkan lingkungan bisnis dan akses ke kawasan Jakarta Selatan.
Setiap kawasan memiliki karakteristik, ketersediaan ruang, dan tingkat biaya yang berbeda. Perusahaan sebaiknya membandingkan akses transportasi, waktu perjalanan karyawan, fasilitas gedung, serta biaya sewa sebelum menentukan lokasi.
Kesalahan yang Harus Dihindari Saat Berpindah ke Kantor Konvensional
Keputusan upgrade bisa memberikan manfaat, tetapi juga berpotensi menambah beban jika tidak direncanakan dengan baik.
1. Menyewa Ruang Terlalu Besar
Jangan memilih kantor berdasarkan target jumlah karyawan yang belum pasti. Ruang berlebih dapat menambah biaya sewa dan operasional tanpa memberikan manfaat sepadan.
2. Hanya Menghitung Harga Sewa
Perusahaan perlu memasukkan service charge, utilitas, internet, deposit, fit-out, furnitur, parkir, pemeliharaan, dan biaya lainnya.
3. Mengabaikan Durasi Kontrak
Kontrak panjang bisa memberikan kepastian lokasi, tetapi mengurangi fleksibilitas ketika bisnis berubah. Periksa ketentuan perpanjangan, penghentian, dan pengembalian ruang.
4. Tidak Memperhitungkan Pertumbuhan Tim
Kantor yang pas untuk kebutuhan hari ini belum tentu cukup dalam dua tahun. Namun, antisipasi pertumbuhan sebaiknya tetap berdasarkan proyeksi yang masuk akal.
5. Memilih Lokasi Hanya karena Prestise
Gedung dengan alamat bergengsi belum tentu menjadi pilihan paling efisien. Pertimbangkan akses karyawan, kebutuhan klien, fasilitas, dan anggaran perusahaan.
Checklist Sebelum Pindah dari Coworking Space
Sebelum menandatangani kontrak kantor konvensional, pastikan perusahaan sudah mengevaluasi hal-hal berikut:
- Jumlah karyawan dan proyeksi pertumbuhan.
- Pola kehadiran serta kebutuhan workstation.
- Kebutuhan meeting room dan area kolaborasi.
- Kebutuhan privasi dan keamanan.
- Anggaran sewa serta seluruh biaya operasional.
- Biaya awal, deposit, dan fit-out.
- Lokasi serta akses transportasi.
- Fasilitas gedung dan kapasitas parkir.
- Durasi kontrak dan ketentuan perpanjangan.
- Kemungkinan ekspansi atau pengurangan ruang.
- Waktu dan biaya proses relokasi.
- Dampak perpindahan terhadap operasional perusahaan.
Dengan checklist tersebut, keputusan dapat dibuat berdasarkan kebutuhan nyata, bukan sekadar keinginan memiliki kantor sendiri.
Kesimpulan
Upgrade dari coworking space ke kantor konvensional merupakan langkah yang layak dipertimbangkan ketika kebutuhan ruang, privasi, aktivitas meeting, branding, dan operasional perusahaan semakin berkembang.
Namun, pertumbuhan jumlah karyawan saja tidak cukup untuk menjadi dasar keputusan. Perusahaan juga perlu mengevaluasi biaya total, stabilitas bisnis, kebutuhan jangka panjang, dan fleksibilitas kontrak.
Coworking space tetap menjadi pilihan yang relevan bagi perusahaan yang membutuhkan fasilitas siap pakai dan fleksibilitas tinggi. Sementara itu, kantor konvensional dapat memberikan kontrol ruang yang lebih besar bagi perusahaan dengan kebutuhan operasional yang lebih spesifik.
Jika perusahaan mulai merasa coworking space tidak lagi memenuhi kebutuhan, langkah terbaik adalah melakukan evaluasi biaya, menghitung kebutuhan luas kantor, dan membandingkan beberapa pilihan gedung sebelum mengambil keputusan.
Synergy Property dapat membantu perusahaan mengevaluasi pilihan ruang kantor berdasarkan lokasi, luas, kebutuhan fasilitas, dan anggaran sewa. Dengan perencanaan yang tepat, perusahaan dapat menemukan kantor yang mendukung pertumbuhan bisnis tanpa membebani keuangan secara berlebihan.
FAQ
Apakah perusahaan dengan 10 karyawan sudah perlu menyewa kantor konvensional?
Belum tentu. Keputusan bergantung pada kebutuhan privasi, aktivitas operasional, biaya coworking space, dan rencana pertumbuhan. Tim kecil pun dapat membutuhkan kantor sendiri jika aktivitasnya memerlukan ruang khusus.
Apakah kantor konvensional selalu lebih murah daripada coworking space?
Tidak. Kantor konvensional dapat memiliki biaya awal dan biaya pengelolaan yang lebih tinggi. Perusahaan perlu membandingkan total biaya selama periode yang sama, termasuk sewa, service charge, utilitas, deposit, dan fit-out.
Kapan perusahaan sebaiknya mulai mencari kantor sendiri?
Perusahaan sebaiknya mulai melakukan survei ketika kebutuhan ruang sudah dapat diprediksi, biaya coworking space semakin besar, atau keterbatasan fasilitas mulai menghambat operasional.
Apakah perusahaan hybrid tetap membutuhkan kantor konvensional?
Bisa, terutama jika perusahaan memerlukan ruang kolaborasi, meeting, atau fasilitas khusus. Namun, jumlah meja dan luas kantor sebaiknya disesuaikan dengan tingkat kehadiran karyawan, bukan hanya jumlah total karyawan.
Apa yang harus dipertimbangkan sebelum menyewa kantor konvensional?
Pertimbangkan luas, lokasi, harga sewa, service charge, fasilitas, biaya fit-out, durasi kontrak, akses transportasi, kebutuhan karyawan, dan rencana pertumbuhan perusahaan.