Model kerja hybrid membuat perusahaan perlu mengubah cara menghitung kebutuhan ruang kantor. Jika sebelumnya setiap karyawan memiliki meja tetap, sistem hybrid memungkinkan sebagian karyawan bekerja dari rumah atau lokasi lain pada hari tertentu.
Artinya, perusahaan tidak selalu membutuhkan jumlah meja yang sama dengan jumlah karyawan.
Namun, bukan berarti semakin sedikit meja berarti semakin kecil kantor yang dibutuhkan. Perusahaan tetap perlu memperhitungkan ruang meeting, area kolaborasi, ruang kerja individual, fasilitas pendukung, hingga kemungkinan perubahan jumlah karyawan.
Lalu, bagaimana cara menentukan jumlah meja dan ruang meeting untuk kantor dengan tim hybrid?
Apa Itu Sistem Kerja Hybrid?
Kerja hybrid merupakan pola kerja yang menggabungkan pekerjaan dari kantor dengan pekerjaan dari luar kantor, seperti rumah atau coworking space.
Dalam praktiknya, setiap perusahaan bisa menerapkan sistem yang berbeda. Ada perusahaan yang menetapkan beberapa hari wajib masuk kantor, sementara hari lainnya dapat bekerja secara remote.
Ada juga perusahaan yang memberikan fleksibilitas kepada karyawan untuk menentukan sendiri kapan mereka bekerja dari kantor.
Perbedaan pola tersebut sangat memengaruhi kebutuhan ruang kantor.
Misalnya, perusahaan memiliki 50 karyawan tetapi rata-rata hanya 60% yang berada di kantor pada hari yang sama. Perusahaan mungkin tidak perlu menyediakan 50 meja kerja individual.
Sebaliknya, perusahaan perlu memastikan tersedia ruang yang cukup ketika tingkat kehadiran sedang tinggi.
Apakah Jumlah Meja Harus Sama dengan Jumlah Karyawan?
Tidak selalu.
Pada kantor dengan sistem kerja konvensional, rasio satu karyawan satu meja relatif mudah diterapkan. Namun, pada sistem hybrid, perusahaan dapat menggunakan konsep shared desk atau hot desk.
Contohnya:
Jumlah karyawan: 50 orang
Perkiraan kehadiran maksimal: 70%
Kebutuhan meja: sekitar 35 meja
Perhitungan sederhana:
50 karyawan × 70% = 35 meja
Namun, angka tersebut sebaiknya tidak langsung dijadikan patokan final.
Perusahaan perlu melihat data kehadiran aktual, jadwal kerja tim, pola meeting, kebutuhan divisi tertentu, serta kemungkinan adanya hari tertentu ketika hampir seluruh karyawan masuk kantor.
Jika 35 meja hanya cukup pada kondisi normal tetapi kantor sering penuh pada hari tertentu, karyawan tetap akan kesulitan mendapatkan tempat kerja.
Cara Menentukan Jumlah Meja untuk Tim Hybrid
Ada beberapa langkah yang dapat digunakan perusahaan.
1. Hitung Jumlah Karyawan
Langkah pertama tentu mengetahui total karyawan yang membutuhkan akses ke kantor.
Misalnya:
- 20 karyawan
- 30 karyawan
- 50 karyawan
- 100 karyawan
Jangan hanya menghitung karyawan tetap. Jika perusahaan memiliki tenaga kontrak, freelancer, konsultan, atau tim project yang rutin bekerja dari kantor, kebutuhan mereka juga perlu dipertimbangkan.
2. Hitung Tingkat Kehadiran di Kantor
Selanjutnya, perkirakan berapa persen karyawan yang biasanya berada di kantor pada waktu yang sama.
Misalnya perusahaan memiliki 80 karyawan.
Jika rata-rata tingkat kehadiran adalah 60%, maka:
80 × 60% = 48 meja
Artinya, kebutuhan awal dapat diperkirakan sekitar 48 meja.
Tetapi perusahaan sebaiknya tidak hanya menggunakan rata-rata. Perhatikan juga peak occupancy, yaitu tingkat penggunaan tertinggi.
Jika rata-rata hanya 60%, tetapi pada hari tertentu 80% karyawan masuk kantor, kebutuhan ruang perlu disesuaikan dengan kondisi tersebut.
3. Perhatikan Pola Kerja Setiap Divisi
Tidak semua divisi memiliki kebutuhan yang sama.
Tim sales mungkin lebih sering berada di luar kantor. Sebaliknya, tim finance, legal, HR, atau administrasi mungkin membutuhkan kehadiran yang lebih rutin.
Begitu juga dengan tim yang sering melakukan pekerjaan kolaboratif.
Karena itu, penerapan rasio meja sebaiknya tidak dilakukan secara seragam untuk seluruh perusahaan.
Lebih baik perusahaan memetakan:
- Jumlah karyawan setiap divisi
- Hari kerja dari kantor
- Hari kerja remote
- Jadwal meeting
- Kebutuhan meja individual
- Kebutuhan ruang kolaborasi
Dengan demikian, kebutuhan ruang dapat dihitung berdasarkan pola kerja nyata.
Gunakan Hot Desk untuk Mengoptimalkan Ruang
Salah satu pendekatan yang sering digunakan pada sistem hybrid adalah hot desking.
Hot desk berarti meja tidak dimiliki secara permanen oleh satu karyawan. Meja dapat digunakan oleh siapa saja sesuai kebutuhan atau sistem booking yang diterapkan perusahaan.
Misalnya perusahaan memiliki 50 karyawan dengan rata-rata kehadiran 60%.
Daripada menyediakan 50 meja, perusahaan dapat menyediakan sekitar 30–35 meja dan menggunakan sistem booking.
Namun, penerapan hot desk perlu didukung aturan yang jelas.
Perusahaan dapat menggunakan sistem booking meja, menentukan area berdasarkan divisi, atau menyediakan locker untuk menyimpan barang pribadi karyawan.
Dengan cara ini, ruang kantor dapat digunakan lebih efisien tanpa menghilangkan fungsi utama kantor.
Bagaimana Menentukan Jumlah Ruang Meeting?
Jumlah ruang meeting tidak harus mengikuti jumlah karyawan secara langsung.
Yang lebih penting adalah melihat seberapa sering meeting dilakukan dan berapa banyak orang yang biasanya mengikuti meeting tersebut.
Misalnya perusahaan memiliki 50 karyawan.
Daripada membuat satu ruang meeting besar yang jarang digunakan, perusahaan mungkin membutuhkan beberapa ruang dengan kapasitas berbeda.
Contohnya:
- 1 ruang meeting besar untuk 8–12 orang
- 1–2 ruang meeting sedang untuk 4–6 orang
- 1–2 ruang meeting kecil untuk 2–3 orang
- Area meeting informal atau collaboration area
Komposisi tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.
Mengapa Ruang Meeting Kecil Semakin Penting?
Meeting tidak selalu dilakukan oleh 10–15 orang.
Banyak aktivitas kantor hanya melibatkan dua sampai empat orang, seperti:
- Interview kandidat
- One-on-one meeting
- Diskusi antara atasan dan karyawan
- Meeting dengan vendor
- Video conference
- Diskusi project
- Pembicaraan dengan klien
Jika perusahaan hanya memiliki ruang meeting besar, ruangan tersebut bisa sering digunakan oleh kelompok kecil sehingga kapasitas ruang menjadi tidak efisien.
Karena itu, beberapa ruang meeting kecil dapat membantu meningkatkan fleksibilitas penggunaan kantor.
Jangan Lupa Ruang untuk Video Conference
Tim hybrid membuat kebutuhan video conference menjadi semakin penting.
Ketika sebagian anggota meeting berada di kantor dan sebagian lainnya bekerja dari rumah, ruang meeting harus mendukung komunikasi online.
Perusahaan dapat mempertimbangkan ruangan khusus untuk video conference atau meeting room yang memiliki:
- Kamera
- Microphone
- Speaker
- Layar atau monitor
- Koneksi internet stabil
- Akustik yang cukup baik
Ruang meeting yang dirancang dengan baik dapat mengurangi gangguan suara dan membuat peserta remote tetap dapat mengikuti diskusi dengan nyaman.
Contoh Perhitungan Kantor Hybrid untuk 50 Karyawan
Sebagai contoh, sebuah perusahaan memiliki 50 karyawan.
Perusahaan menerapkan sistem hybrid dan memperkirakan rata-rata 70% karyawan berada di kantor pada hari sibuk.
Maka:
50 × 70% = 35 meja
Perusahaan dapat mulai menghitung kebutuhan sekitar 35 workstation.
Selanjutnya, misalnya kebutuhan meeting adalah:
- 1 ruang meeting 8–10 orang
- 2 ruang meeting 4–6 orang
- 2 ruang meeting kecil 2–3 orang
- 1 area kolaborasi
Selain workstation dan meeting room, perusahaan tetap membutuhkan area untuk:
- Reception
- Pantry
- Locker
- Storage
- Server atau IT equipment
- Sirkulasi
- Area tunggu
- Toilet dan fasilitas gedung
Jadi, jangan menghitung luas kantor hanya berdasarkan jumlah meja.
Jangan Menggunakan Seluruh Ruang untuk Meja Kerja
Salah satu kesalahan saat mencari kantor adalah menghitung kebutuhan luas hanya berdasarkan workstation.
Misalnya perusahaan membutuhkan 35 meja. Kemudian perusahaan mencari ruangan yang secara matematis hanya cukup untuk menempatkan 35 meja.
Masalahnya, kantor bukan hanya terdiri dari meja.
Karyawan membutuhkan ruang untuk bergerak, berkomunikasi, melakukan meeting, menerima tamu, menyimpan barang, dan beristirahat.
Kantor yang terlalu padat juga dapat mengurangi kenyamanan dan fleksibilitas ketika perusahaan membutuhkan perubahan layout.
Karena itu, perhitungan luas kantor perlu mempertimbangkan seluruh fungsi ruang.
Bagaimana Jika Jumlah Karyawan Bertambah?
Perusahaan juga perlu memikirkan pertumbuhan dalam beberapa tahun ke depan.
Misalnya saat ini terdapat 50 karyawan, tetapi perusahaan menargetkan menjadi 70 karyawan dalam dua tahun.
Jangan sampai kantor saat ini langsung tidak mampu menampung pertumbuhan tersebut.
Ada beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan:
- Menyewa ruang yang sedikit lebih besar sejak awal.
- Memilih gedung yang menyediakan opsi ekspansi ke unit lain.
- Menggunakan shared desk secara lebih optimal.
- Mengurangi ruang yang jarang digunakan.
- Menggunakan ruang meeting secara fleksibel.
- Memilih kontrak sewa yang memberikan fleksibilitas ketika kebutuhan berubah.
Pilihan terbaik akan bergantung pada kondisi bisnis dan struktur biaya perusahaan.
Bagaimana Menentukan Luas Kantor untuk Tim Hybrid?
Tidak ada satu angka luas yang berlaku untuk semua perusahaan.
Kebutuhan luas dipengaruhi oleh:
- Jumlah karyawan
- Rasio karyawan yang bekerja dari kantor
- Ukuran workstation
- Jumlah meeting room
- Area kolaborasi
- Ruang pimpinan
- Reception
- Pantry
- Storage
- Server room
- Sirkulasi
- Fasilitas pendukung
Karena itu, lebih baik menghitung kebutuhan kantor berdasarkan fungsi ruang, bukan hanya jumlah karyawan.
Secara sederhana, perusahaan dapat membuat perhitungan seperti:
Total kebutuhan ruang = workstation + meeting room + collaboration area + ruang pendukung + sirkulasi
Dari sini perusahaan dapat membandingkan beberapa pilihan gedung dan unit kantor.
Gunakan Data Sebelum Menentukan Kantor
Jika perusahaan sudah menjalankan sistem hybrid, keputusan pindah kantor sebaiknya tidak hanya berdasarkan asumsi.
Gunakan data kehadiran karyawan selama beberapa bulan.
Perhatikan:
- Hari dengan tingkat kehadiran tertinggi
- Hari dengan tingkat kehadiran terendah
- Jumlah meja yang benar-benar digunakan
- Meeting room yang paling sering dipakai
- Durasi penggunaan meeting room
- Divisi yang paling sering bekerja dari kantor
- Kebutuhan ekspansi
Data tersebut dapat membantu perusahaan menentukan apakah kantor saat ini terlalu besar, terlalu kecil, atau sudah sesuai.
Hybrid Working Bisa Menjadi Peluang untuk Rightsizing Kantor
Perubahan pola kerja juga dapat menjadi kesempatan untuk melakukan office rightsizing.
Rightsizing berarti menyesuaikan ukuran dan konfigurasi ruang kantor dengan kebutuhan aktual perusahaan.
Misalnya sebelumnya perusahaan memiliki 100 karyawan dan kantor dengan kapasitas 100 workstation.
Setelah menerapkan hybrid working, rata-rata hanya 60–70 karyawan yang berada di kantor pada waktu bersamaan.
Perusahaan dapat mengevaluasi apakah seluruh ruang tersebut masih diperlukan.
Penghematan dari rightsizing bukan hanya berasal dari harga sewa. Luas ruang yang lebih kecil juga dapat berdampak pada beberapa biaya operasional lainnya.
Namun, rightsizing sebaiknya dilakukan berdasarkan data dan kebutuhan operasional, bukan sekadar mengurangi luas kantor.
Checklist Sebelum Menyewa Kantor untuk Tim Hybrid
Sebelum memilih ruang kantor, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:
- Berapa total jumlah karyawan?
- Berapa rata-rata karyawan yang masuk kantor?
- Berapa jumlah karyawan pada hari dengan kehadiran tertinggi?
- Berapa workstation yang dibutuhkan?
- Apakah menggunakan hot desk?
- Berapa jumlah meeting room yang diperlukan?
- Berapa kapasitas masing-masing meeting room?
- Apakah tersedia ruang untuk video conference?
- Apakah terdapat collaboration area?
- Apakah kantor dapat menampung pertumbuhan karyawan?
- Apakah tersedia fasilitas pendukung yang memadai?
- Bagaimana kualitas internet?
- Apakah layout dapat diubah?
- Apakah gedung menyediakan opsi ekspansi?
- Berapa total biaya sewa dan operasional?
Checklist tersebut dapat membantu perusahaan membandingkan beberapa pilihan kantor secara lebih objektif.
Kesimpulan
Menentukan kebutuhan kantor untuk tim hybrid tidak cukup hanya dengan menghitung jumlah karyawan.
Perusahaan perlu melihat berapa banyak karyawan yang benar-benar berada di kantor pada waktu yang sama, bagaimana pola kerja setiap divisi, jumlah meeting yang dilakukan, serta kebutuhan ruang kolaborasi dan fasilitas pendukung.
Jumlah meja juga tidak harus sama dengan jumlah karyawan. Dengan sistem shared desk atau hot desk, perusahaan dapat mengoptimalkan penggunaan ruang.
Di sisi lain, meeting room perlu dirancang berdasarkan pola aktivitas. Beberapa ruang kecil untuk dua sampai empat orang dapat menjadi pelengkap ruang meeting berkapasitas lebih besar.
Yang paling penting adalah mencari keseimbangan antara efisiensi biaya, kenyamanan karyawan, kebutuhan kolaborasi, dan fleksibilitas pertumbuhan bisnis.
Jika perusahaan sedang mencari kantor untuk tim hybrid, Synergy Property dapat membantu menemukan pilihan ruang kantor berdasarkan jumlah karyawan, kebutuhan luas, lokasi, dan kebutuhan fasilitas perusahaan.
FAQ
Apakah kantor hybrid harus memiliki meja untuk setiap karyawan?
Tidak selalu. Jika perusahaan menerapkan hot desk atau shared desk, jumlah meja dapat disesuaikan dengan tingkat kehadiran karyawan di kantor.
Berapa jumlah meeting room yang ideal?
Tidak ada angka yang berlaku untuk semua perusahaan. Jumlahnya sebaiknya disesuaikan dengan jumlah karyawan, frekuensi meeting, ukuran kelompok meeting, dan kebutuhan video conference.
Apakah kantor hybrid membutuhkan luas yang lebih kecil?
Bisa, tetapi tidak otomatis. Pengurangan workstation dapat diimbangi dengan kebutuhan meeting room, collaboration area, dan ruang pendukung lainnya.
Apa yang harus diperhatikan saat memilih kantor untuk tim hybrid?
Selain luas, perhatikan layout, jumlah meeting room, kualitas internet, fleksibilitas ruang, fasilitas gedung, akses karyawan, serta kemungkinan ekspansi di masa depan.